Путевой лист — это первичный учётный документ, на основании которого списывается топливо, начисляется заработная плата и подтверждается соблюдение требований безопасности. В Новороссийске, где транспортные компании работают с большим объёмом рейсов, бумажный архив становится проблемой: теряются листы, сложно найти нужный за прошлый месяц, а хранить пять лет — целое помещение. Компания Север Юг предлагает услугу по ведению электронного журнала регистрации путевых листов.
Путевой лист — это первичный учётный документ, на основании которого списывается топливо, начисляется заработная плата и подтверждается соблюдение требований безопасности. В Новороссийске, где транспортные компании работают с большим объёмом рейсов, бумажный архив становится проблемой: теряются листы, сложно найти нужный за прошлый месяц, а хранить пять лет — целое помещение. Компания Север Юг предлагает услугу по ведению электронного журнала регистрации путевых листов.
Электронный журнал регистрации путевых листов решает эти проблемы. Это система, в которой каждый документ фиксируется с датой, номером, данными водителя и автомобиля. Поиск занимает секунды, отчётность формируется автоматически. Переход на электронный учёт — это не только удобство, но и экономия: не нужно печатать бланки, покупать папки и нанимать архивариуса. Компания Север Юг интегрирует электронный журнал с системой медицинских осмотров, обеспечивая автоматическое внесение отметок.
Требования к оформлению путевых листов и ведению журнала их регистрации установлены Приказом Минтранса России № 152 от 18.09.2008. Документ должен содержать обязательные реквизиты: сведения о транспортном средстве, о водителе, о маршруте, о времени выезда и возвращения, показания одометра, отметки о прохождении предрейсового медицинского осмотра и технического контроля. Компания Север Юг обеспечивает полное соответствие электронного журнала всем этим требованиям.
Компания Север Юг предлагает услуги по ведению электронного журнала регистрации путевых листов для автопарков Новороссийска. Медицинские системы интегрируются с документооборотом предприятия, чтобы отметки о прохождении предрейсовых осмотров автоматически попадали в путевые листы и журнал регистрации. Это исключает ошибки при ручном переносе данных и гарантирует, что ни один водитель не выедет на линию без оформленного документа. Компания Север Юг выполняет настройку системы под конкретные нужды автопарка.
Электронный журнал, который ведёт компания Север Юг, полностью соответствует требованиям законодательства. Все записи заверяются квалифицированной электронной подписью медицинского работника, что придаёт им юридическую силу. Данные хранятся в защищённой системе, доступ к которой имеют только уполномоченные сотрудники. При необходимости компания Север Юг предоставляет выписки из журнала за любой период — для проверяющих органов, внутреннего аудита или бухгалтерии.
Для предприятий Новороссийска с автопарком в десятки или сотни машин переход на электронный журнал регистрации путевых листов становится необходимостью. Бумажный журнал с множеством записей трудно вести аккуратно, а ошибки в нём — частые основания для штрафов. Электронный формат исключает эти риски. Компания Север Юг предлагает обучение персонала работе с системой и круглосуточную техническую поддержку.
